Рекомендательное письмо: значение рекомендательных писем в современном мире

Содержание статьи:

1. Цели и функции рекомендательного письма
2. Кто может выступать в роли рекомендателя
3. Структура рекомендательного письма
4. Советы по написанию эффективного рекомендательного письма
5. Частые ошибки при написании рекомендательных писем
6. Примеры рекомендательных писем
7. Чек-лист для написания рекомендательного письма

Рекомендательным письмом называется информация о вручателе, представленная в письменном виде третьим лицом, готовым поручиться за профессиональные достижения и подтвердить личностные характеристики этого человека. Рекомендательное письмо считается значимым преимущественным документом, часто дополняет резюме соискателя или пакет документов для подачи в высшее учебное заведение — это может быть бакалавриат или магистратура.

Определение рекомендательного письма

Рекомендательное письмо простыми словами —  рекомендация. Документ, который придает дополнительный вес заявлению:

• о приеме на работу.
• о поступлении в вуз
• при получении гранта.

Значение рекомендательных писем в профессиональной и академической сферах

Документ предоставляется не только абитуриенту или студенту. В деловой сфере это отзыв о кандидате на вакансию, расширенное описание деловых и личностных качеств. Рекомендательные письма предоставляются соискателям с опытом работы, деловому партнеру, сотруднику, педагогу или бухгалтеру. 

Цели и функции рекомендательного письма

Рекомендательное письмо может быть предоставлено человеку или компании.

В процесс сбора рекомендаций вовлечены три стороны:

• лицо, которое собирает рекомендации и отзывы — рекрутер, работодатель, вуз, инвестор;
• тот, о ком идет речь в документе  — кандидат, соискатель;
• лица, готовые дать отзыв о соискателе.

Функции документа:

• значимость при пересмотре заработной платы в сторону увеличения;
• помощь в ускорении карьерного продвижения;
• критерий предоставления задач, обязанностей и проектов для нового сотрудника. 

Цель рекомендательного письма. Документ помогает:

• объективно оценить перспективность потенциального сотрудника для компании;
• ускорить принятие решения по кандидатуре соискателя, предоставлении финансирования и так далее.

Поддержка кандидатуры для трудоустройства, поступления в учебное заведение или получения гранта

Для студента рекомендательное письмо является документом, который характеризует его. В отличие от традиционной характеристики — делового документа с описанием положительных и отрицательных черт характера личности, его навыков и способностей, рекомендательное письмо — это положительный отзыв о работе, способностях и качествах личности.

Зарубежные вузы требуют от абитуриентов рекомендательные письма с характеристикой личностных качеств и навыков студентов. Документ существенно влияет на решение приемной комиссии. Поэтому для поступающих в университет за границей такой отзыв должен быть положительным с описанием академических успехов, сильных сторон личности и заслуг, включая качества, которые пригодятся в дальнейшей учебе.

При подаче заявки на гранты, наличие рекомендательного письма или нескольких из авторитетных источников значительно повышают шансы кандидата на положительное решение и считаются большим бонусом для его репутации. 

Предоставление дополнительной информации о квалификациях и достижениях кандидата

Цель рекомендательного письма — раскрыть персональные и профессиональные качества, акцентировать на успехах и достижениях, в том числе академических, рассказать о надежности, ответственности, мотивации и потенциале личности, о которой идет речь в документе.

Как правило, рекомендации предоставляются с предыдущего места службы от работодателя. Если опыта работы нет, рекомендательное письмо может составить руководство вуза.   

Кто может выступать в роли рекомендателя

Важно, чтобы такой документ составило третье лицо. Рекомендательные письма обычно заполнены от лица руководителя, коллеги, преподавателя или сотрудника отдела кадров.  

Профессиональные и академические контакты

Документ может быть составлен доцентами, профессорами кафедр, преподавателями, научными руководителями. Важно персональное знакомство с кандидатом и готовность предоставить позитивный отзыв.

В идеале, рекомендательное письмо должно быть персонализированным, формальным и подчеркнуто убедительным.

Как выбрать подходящего рекомендателя

При предоставлении пакета документов на работу лучше, если непосредственный руководитель, менеджер по персоналу, авторитетный коллега рекомендует и предоставляет отзыв о кандидате.

Также документ могут составить лица, знакомые с квалификацией соискателя:

• для кандидатов с трудовым опытом: начальник отдела, топ-менеджер, старший по должности сотрудник;
• для студента: декан, ректор, преподаватель, куратор, профессор, руководитель академической работы;
• для абитуриента: классный руководитель, завуч, директор школы. 

Поступающие в вузы могут обратиться к любому учителю, который читает у него предмет.

Структура рекомендательного письма

В документе должны быть описаны обязанности, достижения, soft skills с указанием контактов рекомендателя за подписью автора. При наличии и по желанию  — печать.

Вступление: представление рекомендателя и его отношения с кандидатом

Первый, вступительный абзац письма содержит информацию о периоде знакомства с лицом, которому предоставляется рекомендация и какое отношение составитель имеет к нему. А также: период работы  или учебы в указанном учреждении, описание обязанностей, проектов,  эффективность деятельности, достижений и результатов. Допустимо личная оценка автором кандидата.

Основная часть: описание квалификаций, достижений и личных качеств кандидата

В рекомендательном письме важно:

• акцентировать на профессиональных и личностных качествах соискателя, его успехах в компании, развитии и мотивации;
• указать навыки выполнения определенных задач;
• рассказать о роли в командной работе;
• рассказать о личностных характеристиках и особенностях поведения — о впечатлении, которое производит кандидат в коллективе, уровне ответственности, доброжелательности и других качествах.

Заключение: итоговая рекомендация и контактная информация рекомендателя

Финальная часть рекомендательного письма, как правило, содержит контактные данные автора, а также его персональную оценку кандидата.  Это может быть строка о личной рекомендации кандидатуры соискателя на запрашиваемую позицию — вакансию, место в вузе, получение гранта и так далее.

Советы по написанию эффективного рекомендательного письма

Составление рекомендательного письма — это ответственный шаг, подкрепленный личной репутацией. Поэтому:

• стоит рекомендовать человека, достойного вашей поддержки, в чьих профессиональных и личностных качествах нет сомнения;
• использовать достоверные факты.

Четкость, конкретика и примеры

Важно помнить об информативности и точности формулировки данных, внесенных в документ. Освещать только конкретные факты об академической и профессиональной деятельности, персональных качествах кандидата. Допустимо приводить примеры взаимодействия с коллективом, описывать его яркие эпизоды из жизни, цитаты. Для правильной структуры изложения всегда можно использовать образец. Все это позволит сформировать максимально полное представление о личности человека, о котором идет речь в письме.

Избегание общих фраз и шаблонов

Стиль документа должен быть формальным, без клише,  но с отражением индивидуальности автора. Желательно, чтобы письмо было напечатано на официальном бланке.

Подчеркивание уникальных качеств кандидата

Рекомендация — это не хвалебная ода. Это искренняя поддержка человека с объективной оценкой его преимуществ. Допустимо тактичное упоминание незначительных недостатков и рекомендаций, как их обратить в преимущества. Каждая заявленная черта должна абсолютно соответствовать цели и задачи документа.

Частые ошибки при написании рекомендательных писем

• Грубейшая ошибка — нарушение общего характера рекомендательного письма, отражение стандартных качеств и упоминание классических навыков.
• Отсутствие четкости и конкретики при упоминании разных характеристик.
• Несоответствие документа общим требованиям.
• Нарушение стилистических требований и структуры.
• Большой объем.
• Ошибки в тексте и оформлении.

Слишком общие или неискренние рекомендации

Необходимо придерживаться максимальной объективности. Важно избегать слишком коротких и формализованных писем, но в то же время не использовать эмоциональные описания и субъективные фразы. Чрезмерная похвала или, наоборот, очернение репутации недопустимы.

Недостаток конкретных примеров или деталей

Содержание рекомендательного письма должно абсолютно соответствовать предназначению и  предоставлять четкие аргументы и факты, подчеркивать сильные стороны личности, о которой идет речь. Документ должен подчеркивать соответствие кандидата месту или роли, для которого он готовится. В основной части письма важно акцентировать только на тех качествах и компетенциях, которые релевантны конкретному заведению, его отраслевой принадлежности и так далее.

Пренебрежение форматированием и профессиональным тоном

Рекомендательное письмо является деловым документом, который требует определенного формата и стиля. Среди явных нарушений — сложные термины, просторечные слова, чрезмерное использование сложных конструкций, отсутствие краткости выражений и другие.

Если не уверены в структуре — всегда можно использовать образец, пример или шаблон.

Пример рекомендательного письма

Несмотря на комбинацию делового стиля и свободной формы изложения, при составлении рекомендательных писем важно учитывать определенные пункты:

[Имя и Фамилия Рекомендателя]

[Должность]

[Название Учебного Заведения или Организации]

[Адрес Учебного Заведения или Организации]

[Дата]

[Имя и Фамилия Адресата]

[Должность]

[Название Университета]

[Адрес Университета]

Уважаемые господа,

Я обращаюсь к вам в качестве [должность] [название учебного заведения или организации], чтобы выразить свою полную поддержку кандидатуре [Имя и Фамилия Студента] на поступление в ваш университет. За время обучения в [название вашего учебного заведения], [Имя Студента] проявил себя как выдающийся студент с ярко выраженными академическими способностями и отличными личностными качествами.

[Имя Студента] отличается усердием и посвящением в достижении академических целей. Его/ее аналитические способности и стремление к знаниям делают его/её исключительным студентом. [Он/Она] показал/показала выдающиеся результаты в [упомянуть конкретные предметы или проекты], что свидетельствует о его/ее способности к глубокому пониманию сложных концепций.

Кроме того, [Имя Студента] активно участвует в школьной жизни, демонстрируя лидерские качества и умение работать в команде. [Он/Она] принимал/принимала активное участие в [упомянуть конкретные мероприятия, клубы или проекты], что позволило ему/ей развить важные коммуникативные навыки и способность к решению проблем.

На основании его/ее академических достижений, а также личностных качеств и потенциала, я уверен/уверена, что [Имя Студента] станет ценным активом для вашего университета и преуспеет в выбранной области обучения. [Он/Она] обладает всеми необходимыми качествами, чтобы преодолеть академические и культурные вызовы обучения за границей.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне за дополнительной информацией. Я буду рад/рада поделиться дополнительными сведениями о [Имени Студента].

С уважением,

[Подпись Рекомендателя]

[Имя и Фамилия Рекомендателя]

[Контактная информация]

Чек-лист для написания рекомендательного письма

1. Вежливое приветствие. Уместно персональное обращение, если известно имя или должность адресата.
2. Упоминание полного имени лица, для которого составляется письмо.
3. Представление себя, как автора письма. Почему адресат должен с должным вниманием отнестись к тексту письма.
4. О профессионализме. Характеристика кандидата, персональные и профессиональные качества, навыки, достижения и так далее.
5. Похвала. Упоминание успехов и конкретных результатов, которые принес школе, вузу, компании.
6. Подведение итогов. Личная оценка автора кандидата. Выражение уверенности, что кандидат стоит новой должности, поступления в вуз, получения гранта и так далее.

Рекомендательное письмо ученику для поступления в вуз образец поможет с выбором структуры. Правильно составленное рекомендательное письмо поможет кандидату и поддержит репутацию его автора.